Hoe voer je een perfect functioneringsgespek? 5 do’s en 5 don’ts

Het is weer bijna zover. De functioneringsgesprekken komen er weer aan. Zeker naar het einde van het jaar toe plannen heel wat werkgevers een functioneringsgesprek in de agenda van hun werknemers. Het is iets waar niet alleen werknemers vaak tegenop zien, maar ook heel wat werkgevers. Nochtans hoeft dit helemaal niet. Zo’n gesprek kan best aangenaam verlopen. Maar wanneer is zo’n functioneringsgesprek precies een geslaagde dialoog? Wat zijn, met andere woorden, de do’s en don’ts? We zetten ze voor jou graag even op een rijtje.

Wat is een functioneringsgesprek precies?

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen een werknemer en een werkgever of leidinggevende binnen het bedrijf. Het gesprek heeft als doel de samenwerking te verbeteren.

Waarom is een functioneringsgesprek zo belangrijk?

Een functioneringsgesprek geeft zowel de werknemer als de werkgever de kans om enkele problemen of tekortkomingen te bespreken. Het is een manier om knelpunten te detecteren. Zo’n gesprek is de uitgelezen manier om handvaten aan te reiken om de toekomstige werkzaamheden te verbeteren. Tijdens zo’n gesprek wordt ook de samenwerking besproken met andere collegae. Tegelijkertijd worden ook toekomstperspectieven aangekaart. Het functioneringsgesprek heeft als doel de motivatie van de werknemer te verhogen.

Wat is het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

Beide termen worden al eens door elkaar gehaald en met elkaar verward. Maar bij een functioneringsgesprek kunnen we spreken van 2-richtingsverkeer. De werkgever of leidinggevende haalt punten aan die de werknemer moeten helpen om zijn prestaties te verbeteren en gemeenschappelijke doelen na te streven.

Tegelijkertijd krijgt ook de werknemer de kans om problemen op tafel te gooien en eventuele oplossingen voor te stellen. Het doel van zo’n gesprek is om de kwaliteit van het werk te verhogen.
Een functioneringsgesprek hoeft niet eens negatief te zijn. Complimenten geven, kan gerust. Hoe meer, hoe liever zelfs!

Toch gebeurt zo’n functioneringsgesprek niet altijd op de juiste manier. Jammer genoeg. Daarom helpen we je graag op weg om het gesprek zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Onderstaande do’s en don’ts zullen zeker een handige leidraad vormen.

5 don’ts bij een functioneringsgesprek:

1. Geen of een gebrekkige voorbereiding: zoals bij de meeste zaken, is een goede voorbereiding al het halve werk. Ken je het spreekwoord ‘goed begonnen, is half gewonnen’? Dat geldt zeker ook voor zo’n gesprek. Als je niets hebt voorbereid, leidt het gesprek tot niets en kom je bovendien amateuristisch over.

2. Geen structuur of chaotische opbouw: dit is een gevolg van een slechte voorbereiding uiteraard. Het is belangrijk dat je op voorhand weet waar je naartoe wil met je gesprek, wat je wil verkrijgen van de andere partij en welk doel je wil nastreven. Het succes ervan is in de eerste plaats afhankelijk van de manier waarop je het gesprek zult aanpakken.

3. Het gesprek zien als een persoonlijke aanval: dit is zeker geen goed idee. Probeer het functioneringsgesprek niet te zien als een persoonlijk verwijt. Kritiek heeft niets met aanvallen te maken. Het is eerder een opbouwende commentaar die je moet helpen om professionele zaken beter aan te pakken of om je werk beter georganiseerd te krijgen. Probeer kritiek te zien als motiverende tips om te groeien als persoon.

4. Het gesprek starten met vooroordelen. Dat is nooit een goed idee. Vooroordelen hebben nog nooit iemand verder geholpen. Laat ze dus liever achterwege. Ze werken immers het gevaar in de hand dat je gaat interpreteren in plaats van waarnemen.

5. Ruziemaken: een absolute don’t. Als je een functioneringsgesprek ziet als een uitgelezen kans om elkaar verwijten naar het hoofd te slingeren, heb je de strijd sowieso al verloren. Zonde van je tijd!

5 do’s bij een functioneringsgesprek:

1. Kies een rustige omgeving: een rustige plek geeft ook rust in je hoofd. En rust betekent meteen ook focus. Het zorgt ervoor dat je geconcentreerder aan het gesprek kan beginnen. Zo heb je achteraf geen spijt dat je belangrijke punten bent vergeten aan te halen.

2. Bereid je goed voor. Dit geldt zowel voor de werkgever als de werknemer. Een werkgever die het gesprek grondig heeft voorbereid, zorgt ervoor dat zijn werknemer de doelen kan halen die hij wil verwezenlijken. Daarnaast kan een goed uitgedacht gesprek de werknemer helpen om knopen te ontwarren waarmee hij worstelt en op een gezonde basis verder te gaan.

3. Wees concreet: de werknemer moet na verloop van het gesprek duidelijk weten waar hij staat, wat er precies van hem verwacht wordt, welke kwaliteiten hij heeft en welke werkpunten hij kan meenemen.

4. Ga gestructureerd te werk: een goede structuur begint bij een duidelijke intro. Bespreek het doel en de inhoud van het functioneringsgesprek. Schakel daarna over tot de positieve punten: wat apprecieer je aan je werknemer? Wat loopt er goed? Welke kwaliteiten waardeer je? Ten slotte kan je de werkpunten aankaarten. Welke zaken lopen minder vlot? Waar zie jij ruimte ter verbetering? Hoe kan je werknemer groeien als medewerker en als mens?

5. Vat de belangrijkste punten samen. Zorg ervoor dat beide partijen de belangrijkste punten kunnen samenvatten aan het einde van het gesprek. Zo kan de werkgever of teamleader alles nog eens op e-mail zetten. Dat is handig als extra naslagwerk. Of beter: hij kan de werknemer vragen om de belangrijkste punten nog eens volledig uit te schrijven. Op die manier kan hij meteen checken of de werknemer alles goed heeft begrepen.

Conclusie

Een functioneringsgesprek hoeft heus niet negatief te verlopen. Het is helemaal niets om tegenop te zien. Zodra je rekening houdt met bovengenoemde do’s en don’ts kan het alleen maar een aangename dialoog worden, waar zowel werkgever als werknemer beter van worden.

Kan je hulp gebruiken bij de voorbereiding van zo’n functioneringsgesprek? Laat het mij weten. Ik help je graag verder. Uiteraard kan je ook altijd bij mij terecht voor een training rond functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.