10 tips voor een beter timemanagement
Heb je soms het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Je wilt niet alleen het beste van jezelf geven op het werk. Je wilt ook tijd maken voor je gezin, met de kinderen spelen, boodschappen doen, het huishouden bijhouden, facturen betalen, enzovoort. Je vrienden heb je al een hele tijd niet meer gezien. En dan zijn er nog die hobby’s … Hoe kan je nu je tijd op een ideale manier besteden? Waar leg je je prioriteiten en hoe begin je hieraan?
In dit blogartikel geef ik je 10 fantastische tips voor een beter timemanagement. Lees ze. Pas ze toe. En je zal zien dat je hiermee al een flink eind opschiet!
Tip 1: Besef dat je 80% van je resultaten realiseert in 20% van je tijd!
Wist je dat slechts 20% van je werkzaamheden zorgt voor 80% van je resultaten? Onder die 20% vallen dus alle taken die er echt toe doen, je kernactiviteiten.
Het is dus van groot belang prioriteiten te stellen in je werkzaamheden. Hoe kan je nu tijd winnen? Door te beslissen (hierover lees je meer bij tip 10).
Dat betekent dat je heel wat focus en concentratie nodig hebt en beter afrekent met alle mogelijke afleidingsmaneuvers. Of dat je heel wat tijd verspilt aan onbelangrijke zaken.
Neem voldoende vocht op in je lichaam. 5% minder vocht leidt al gauw tot 25% minder concentratie.
Tip 2: Doe 1 taak tegelijk en maak taken af.
Er bestaan verschillende vormen van multitasken, maar de conclusie die we kunnen trekken is dat taakwisseling het tempo vertraagt en de kwaliteit van je denkwerk verpest. Bij het schakelen tussen taken, want dat is wat multitasken in werkelijkheid is, heb je een enorm verlies aan tijd, geheugen, kwaliteit en energie!
Dus probeer te ontsnappen aan multitasking.
Soep koken en de brievenbus checken, kan misschien nog net.
Maar op de werkvloer vermijd je het beter.
Kies 1 taak, concentreer je erop en maak hem af. Zodra je zeker bent dat je alles hebt uitgevoerd, kan je aan de slag met de volgende taak. Zo zie je geen details over het hoofd en vergeet je ook niet wat je klant precies had gevraagd. Als je 10 taken tegelijk wil afwerken, verlies je de teugels en ga je grandioos de mist in.
Tip 3: Doe de moeilijkste taken op het moment dat je de meeste energie hebt!
Probeer voor jezelf uit te maken op welk moment van de dag je precies het meest energie hebt. Wanneer werk je het snelst? Op welk moment voer je de meeste taken uit?
Zodra je dat moment weet, kies je het als het moment waarop je de moeilijkste en de vervelendste taken uitvoert.
Voor de meeste mensen is dat rond 11 uur in de ochtend. Maar het kan voor iedereen verschillen.
Om zo effectief mogelijk gebruik te maken van je energie, moet je dat moment dus goed benutten. Handig om je mail nog even dicht te laten en eerst te beginnen aan een “moeilijke taak”.
Als je de dag hiermee begint en je kunt deze taak afvinken, start je meteen met een goed gevoel.
Gewoon doen!
Je zal er een prettig gevoel aan overhouden.
Tip 4: Verdeel grote klussen in kleine, behapbare activiteiten.
Een grote homp vlees, schrok je toch ook niet in 1 keer op?
Nee, die verdeel je eerst in kleinere porties. Die verteer je beter.
Voor klussen is dat precies hetzelfde.
Grote taken, krijg je niet in 1 keer afgewerkt:
Daarom moet je ze opdelen in kleine, behapbare en concrete activiteiten.
Bovendien kan het kortetermijngeheugen gemiddeld 7 items onthouden! Dit kortetermijngeheugen kun je vergelijken met het werkgeheugen van je computer. Hoe meer je ervan beschikbaar hebt voor de taak waaraan je werkt, hoe sneller het gaat. Het is dus zonde als een paar van de 7 plekjes worden ingenomen door taken waar je straks aan gaat beginnen. Schrijf daarom je to-do’s op en maak je hoofd leeg. Je kunt dit doen met een to-do notitielijst, een digitale takenmanager, je telefoon of een groot planbord. Handig is er voor te zorgen dat je overal toegang hebt tot je to-do-lijst en dat je een takenmanager kiest die bij jou past!
Apps zoals Wunderlist en Remember the milk zorgen ervoor dat je lijstjes kan maken, waarmee je het overzicht behoudt.
Je zult merken dat je efficiënter werkt als je je taken noteert. Het houdt je hoofd leeg en je zult meer ontspanning ervaren. Overzicht geeft immers rust!
Het helpt ook als je bureau, je mailbox en je werkruimte opgeruimd zijn.
Tip 5: Maak je bureau leeg, dat geeft ruimte. Ook in je hoofd!
Een bureau is hetzelfde als een huis.
Zodra je rommel ziet, word je ongeduldig of onrustig. Dan wil je meteen beginnen opruimen. Het leidt verschrikkelijk af.
Een bureau met een hoop klassement, stapels papierwerk, potloden, wikkels van chocoladerepen die je hebt opgegeten, autosleutels, ringmappen, omslagen, … hebben hetzelfde effect.
Ruim je bureau op en je zal zien dat werken al een stuk vlotter gaat.
Discover the magic of a clean desk.
Tip 6: Zet je telefoon op stil als je bezig bent met belangrijke taken.
Mobieltjes kunnen enorme afleiders zijn, als je belangrijke taken moet uitvoeren, waarbij je een maximum aan concentratie nodig hebt.
Zet je telefoon op stil als je geconcentreerd aan het werk wil zijn. Het is een gewoonte om meteen te reageren op elk belletje, piepje of tringetje. Uit onderzoek is gebleken dat we elke 11 minuten door iets worden afgeleid. Dat komt neer op 43 keer per werkdag opstarten.
Focus kost tijd. Je hebt 5 à 20 minuten nodig om je opnieuw te kunnen focussen op datgene waarmee je bezig was, voordat je werd gestoord. Verspil je kostbare tijd dus niet!
Tip 7: Neem pauze!
Wist je dat je maar 2 uur lang écht geconcentreerd kan blijven?
Zodra je langer dan 2 uur aan de slag bent, werk je al een stuk minder kwalitatief. Creatief zijn, lukt al helemaal niet meer. En je kunt je niet langer focussen op datgene waarmee je bezig bent.
Jammer, want zo maak je fouten.
Gun jezelf op tijd een beetje rust.
Haal bijvoorbeeld iets te drinken tussen twee taken in. Je geeft zo je hersenen even de tijd om op te laden. In een wat langere pauze kan een rondje fietsen of wandelen wonderen doen. Of een uurtje lekker gaan dansen of fitnessen. Of met je vrienden naar het voetbal kijken. Zelfs huishoudelijke taken uitvoeren als ontspanning kan helpen.
Je zal zien: erna gaat dat computerwerk een stuk vlotter. Waar je 2 uur lang over zat te tobben, kan plots in 5 minuten worden opgelost. Beslist het proberen waard!
Tip 8: NEE is ook een antwoord.
Jazeker, je leest het goed.
“Nee” is ook een antwoord.
Veel mensen hebben het moeilijk om assertief genoeg te zijn en opdrachten te weigeren.
Maar soms is die extra taak ook écht geen haalbare kaart en weet je dat je in de problemen komt, als je die er nog bijneemt.
Durf ‘nee’ te zeggen: Op een respectvolle manier NEE zeggen in 4 stappen, doe je als volgt:
- Zeg duidelijk NEE. “Nee, Annemarie.
- Geef de reden. “Ik kan je helaas nu niet helpen, want ik moet deze klus vanochtend afhebben.”
- Benoem het mogelijke gevoel voor de ander. “Ik kan me voorstellen dat dat lastig voor je is, want jij wilt natuurlijk ook graag verder met jouw werk. “
- Geef eventueel een ander alternatief: “Kun je aan het begin van de middag terugkomen?
Probeer maar.
Enkel “nee” zeggen, is uiteraard niet prettig.
Maar de voldoening achteraf, als je je deadline hebt gehaald, is het zeker waard.
Tip 9: Behandel je e-mail op 2 of 3 vaste momenten per dag.
Ken je dat gevoel? Dat je een hele dag niets anders hebt gedaan dan e-mails lezen en beantwoorden?
Soms is dat niet echt een gevoel, maar een feit. En op zulke dagen ben je echt niet productief geweest.
Las daarom maximum 2 of 3 vaste momenten in je dag in, waarop je enkel je e-mails checkt en beantwoordt.
Op de andere momenten negeer je je berichten en focus je je enkel op de belangrijke taken. Word je gemakkelijk afgeleid? Zet dan de e-mailsignalen van je computer uit. Of sluit je mailbox af.
In het begin zal je je hier niet prettig bij voelen. Maar op het einde van de dag wel.
Wedden dat je werkgever ook tevreden is?
Tip 10: Beslis bij elke taak of je hem nu doet, plant, delegeert, archiveert of wist.
Er zijn 4 soorten taken:
Zodra je onderscheid hebt kunnen maken tussen deze 4 soorten, kan je beslissen wat je doet:
Ik ben benieuwd welke tips jij voortaan gaat toepassen! Kan je nog wat extra begeleiding gebruiken bij je indeling van je dag? Schrijf je in voor onze training timemanagement. Neem gerust contact op om je wensen te bespreken.
Leuk genoeg? Delen maar!